Raamatupidamistarkvara (edaspidi tarkvara) peab võimaldama raamatupidamiskohustuslasel korraldada arvestust nii, et oleks tagatud aktuaalse, olulise, objektiivse ja võrreldava informatsiooni saamine lähtudes heast raamatupidamistavast. Eestis levitatav tarkvara võimaldab end kasutada praktiliselt kõikidel elualadel, sest viimastel aastatel on hulgaliselt tehtud üldkasutatavale tarkvarale lisamooduleid ja turule on toodud ka spetsiaalset eritarkvara.
Raamatupidamise korraldamiseks on võimalik osta nn valmispakett või tellida spetsiaalne tarkvara. Valmispaketi ostmist soovitatakse eelkõige nendele firmadele, mis:
ei suuda raha nappuse tõttu tellida endale eriprogrammi;
ei tea täpselt, mida nad tahavad;
on huvitatud kiiresti töösse rakendatavast lahendusest.
Tarkvara ostes ei valita mitte niivõrd tarkvara, kui tarkvaratootjat, sest raamatupidamistarkvara soetamine tähendab pikaajaliste sidemete sõlmimist tarkvaratootjaga. Tarkvarafirma puhul on oluline stabiilsus ja usaldusväärsus. Kui pakutav abi pole piisav või puudub, siis võib ka hea tarkvara osutuda kasutuskõlbmatuks. Väga oluline on, et tarkvara tootja tegeleks pidevalt tarkvara täiustamise ja edasiarendamisega.
Audiitorfirma Deloitte & Touche spetsialistide Matthew Stephenson ja Merlin Gardner soovitustele tuginedes võib raamatupidamistarkvara kasutusele võtmisel eristada kolme etappi :
I Eesmärkide seadmine:
tuleb teha kindlaks, kas soovitakse läbi viia ulatuslikke muudatusi või piirdutakse rutiinsete tööde automatiseerimisega.
II Sobiva toote valimine :
toote vastavus firma funktsionaalsetele nõudmistele;
arvestamine kohaliku seadusandlusega;
arvestades paindlikkusest, juurutamise lihtsusest;
võimalus siduda toodet teiste rakendus tarkvara, kui tarkvaratootjat, sest raamatupidamistarkvara soetamine tähendab pikaajaliste sidemete sõlmimist tarkvaratootjaga. Tarkvarafirma puhul on oluline stabiilsus ja usaldusväärsus. Kui pakutav abi pole piisav või puudub, siis võib ka hea tarkvara osutuda kasutuskõlbmatuks. Väga oluline on, et tarkvara tootja tegeleks pidevalt tarkvara täiustamise ja edasiarendamisega.
Audiitorfirma Deloitte & Touche spetsialistide Matthew Stephenson ja Merlin Gardner soovitustele tuginedes võib raamatupidamistarkvara kasutusele võtmisel eristada kolme etappi :
III Valitud tarkvara juurutamine, mille juures on oluline:
lähtuda eelnevalt seatud eesmärkidest ja mitte unustada, et juurutamise edukus sõltub eelkõige kasutajafirma osalemisest selles protsessis;
luua partnerlik lähenemine kliendi, tarkvaratootja ja vajadusel konsultatsioonifirma vahel;
mitte kiirustada tarkvara liiga kiiresti kasutama.
Raamatupidamistarkvara tähtsamateks omadusteks on :töökeskkond;
tarkvara poolt riistvarale esitatavad nõuded,
kasutusversioonide olemasolu,
eri moodulite olemasolu,
ühildatavus teiste programmidega,
tarkvara soetamise, -kasutamise, -koolituse ja -tehnilise toe hind.
Töökeskkonna järgi saab eristada DOS-i ja Windows'i , aga ka näiteks Linuxi jm tarkvara. Ühesuguste tehniliste andmetega arvutites töötavad DOS-i programmid kiiremini, kui Windows'i tooted. Windows'is töötava tarkvara eeliseks on võimalus eridokumentide juurdetegemiseks programmi siseselt ja väliselt (näiteks Excel'is, Word'is jm), võimalus töötada tarkvara mitme osaga ja mitmete erinevate programmidega üheaegselt, neid lihtsalt vahetades. Ka on neil efektsem väljanägemine nii ekraanil kui väljatrükil.
Tarkvara poolt riistvarale (eeskätt serverarvutile) esitatavate nõudmiste ulatus sõltub programmi poolt pakutavate võimaluste hulgast, programmeerimiskeelest ja muust. Miinimumnõudmised põhinevad operatiivmälu ja kettamälu hulgal; arvuti üldisel töökiirusel, mis on sõltuvuses arvuti tüübist protsessori põlvkonna alusel (nt 386, Pentium, Pentium III jne) ning arvuti taktsagedusest, mõõdetuna hertsides.
Riistvarale esitatavate nõudmiste ulatus sõltub suurel määral tarkvara abil loodud andmebaasi suurusest. Mida suurem andmebaas (mida rohkem sisestatud kirjeid), seda suuremad nõudmised arvutile. Seejuures suureneb andmebaas eri tarkvara puhul erineva kiirusega - uuematel toodetel või nende versioonidel aeglasemalt kui vanematel versioonidel. Kuna arvutite töökiirus sõltub paljuski vaba kettamälu hulgast, ei saa väita, et piisava töökiiruse tagamiseks piisab mingit tüüpi arvutist, millel on kettamälu X GB. Olulisem on vaba kettamälu hulk. Nõudmised sõltuvad ka sellest, milliseid operatsioone tahetakse tarkvaraga teha. Seetõttu on arvutile esitatavad nõudmised ligikaudsed, sõltudes konkreetsetest tingimustest, kuidas tarkvara kasutatakse.
Enamikest üldlevinud raamatupidamistarkvaradest on olemas erinevaid versioone lähtudes kasutajate arvust ja omavahelisest ühendatusest. Ühe masina versioonid sobivad väikefirmadesse, kus tehakse tööd ühe arvutiga. Võrguversioon ühendab sama ettevõtte mitmeid töökohti eri arvutites. Võrguversioon eeldab arvutites võrgukaartide olemasolu ning kuulumist ühte võrku mingi võrgusüsteemi abil. Võrgus töötava tarkvara efektiivseks funktsioneerimiseks on oluline, et kogu töö koormus ei langeks samaaegselt andmebaasi ühele osale. Büroo versioon sobib raamatupidamisteenust mitmele firmale osutavale ettevõttele, kuna võimaldab luua erinimelisi andmebaase. Suurema hulga andmebaaside loomiseks tuleb tarkvara levitajale rohkem maksta. Üle Interneti töötavad versioonid sobivad firmadesse, kus ettevõtte erinevad osad asuvad üksteisest liiga kaugel selleks, et neid ühendada kohtvõrguga.
Tarkvara valides ei saa enamik ettevõtteid lähtuda üksnes vajadusest, vaid arvestada tuleb tarkvara hankimise ja ülalpidamise jõukohasusega. Mida võimalusterohkem on tarkvara, seda kallim ta on. Väikefirma võib endale muretseda suurele ettevõttele mõeldud tarkvara, kuid selline samm ei ole majanduslikult kasulik. Põhjendatuks võib see osutuda juhul, kui on ette näha ettevõtte laienemine (lähi)tulevikus. Täiesti välistatud on raamatupidamise õnnestumine juhul, kui suur ettevõte kavatseb kasutada väikeettevõtetele mõeldud tarkvara. Firma suuruse raamatupidamisprogrammi valikul määrab ära sisestatavate (sisestatud) dokumentide hulk, aga ka nt programmi kasutajate arv, mõne programmi puhul laonomenklatuuri kohtade arv jne.
Praktiliselt kõiki Eestis enammüüdavaid raamatupidamisprogramme saab osta mingi põhi-komplektina ja ka üksikute moodulitena. Põhikomplekt on mõeldud väiksemale või vähemnõudlikule firmale. Programmi tegelikud võimalused avalduvad lisamoodulites. Müügi edendamiseks on põhipaketi hind suhteliselt madal, kuid lisamoodulite hinnad on sageli kõrged.
Tarkvara hind sõltub ka töökohtade arvust - mida rohkem töökohti, seda kõrgem hind. Mõned tarkvara edasimüüjad teevad töökohtade osas koguselisi soodustusi. Hind sõltub ka kasutusversioonist. Ühe töökoha versioon on odavam, kui võrguversioon või bürooversioon. Interneti toega võrguversioonid on kohtvõrgu versioonidest kallimad. Üldjuhul on DOS-s töötavad versioonid odavamad, kui Windows'is töötavad. Vanuse poolest eri versioonidel tavaliselt hinnavahet ei tehta.
Tarkvara valikul on väikeste ettevõtete jaoks hind sageli määrava tähtsusega tegur. Keskmise suurusega ettevõtete jaoks mängib hind rolli koos tarkvara poolt pakutavate võimalustega ja töökindlusega. Sellised ettevõtted püüavad leida oma soovide ja võimaluste optimumi. Suurte ettevõtete jaoks on hind teisejärgulise tähtsusega. Nende jaoks on olulisem tarkvara töökindlus, kiirus ja pakutavate võimaluste mitmekesisus - sellise lähenemise põhjuseks on tihti tööga seotud suurem vastutus.
Tarkvara valimisel on oluline analüüsida ka tehnilise toe ja konsultatsiooni hindu. On firmasid, kus tarkvara on suhteliselt odav, kuid nõustamine väga kallis. Juhul, kui tarkvara osutub tehniliselt problemaatiliseks või on kasutajatel puudu kasutusoskustest, võib sellise toote kasutamine minna oluliselt kallimaks kavandatust.
Tarkvara ametlike levitajatega on tavaliselt võimalik teha hooldusleping - mingis perioodis makstakse hoolduslepingu omamise eest tarkvara edasimüüjale kindel summa ning selle perioodi sees on telefonitsi nõustamine tasuta, kohalepeale tehtavatel väljakutsetel on soodushind. Leping tagab ka versiooniuuenduste ostmise õiguse olulise soodustusega, kuid tavaliselt siiski mitte tasuta.
Raamatupidamistarkvara on tavaliselt jaotatud osadeks tinglike üldnimedega:
pearaamat - programmi keskne teisi osasid koondav lüli;
raha - kassa- ja pangatehinguid kajastav osa;
põhivara;
ladu;
müük - müügitehingute kajastamiseks;
ost - ostutehingute kajastamiseks;
palk + personal - palgaarveldused töötajatega ja muu personaliga seonduv;
tootmine - kulude arvestus ja omahinna kalkuleerimine:
muud - näiteks autotranspordi-, objekti- vms arvestus.
Pea kõikides programmides on olemas mingi baaspakett, mida ei saa üksikute osadena osta ja mis sisaldab enamvajalikke mooduleid. Sellisteks mooduliteks on eeskätt pearaamat ning ostu- ja müügi moodulid. Ülejäänud moodulid tuleb soovi korral eraldi juurde osta. Tavaliselt ei ole otstarbekas osta kõiki mooduleid. Konkreetsete moodulite hankimine sõltub lisaks vajadustele eeskätt hinna vastuvõetavusest. Nii näiteks on põhivara arvestuse jaoks osades programmides olemas eraldi moodul, mis võimaldab pidada põhjalikku ja olulisel määral automatiseeritud arvestust. Sama arvestust lihtsustatud kujul (koondkannetena või objektikannetena) saab aga läbi viia ka pearaamatu moodulis. Sarnane on olukord ka mõnede muude arvestuste osas.
Koostanud: Majanduskonsultatsioonide OÜ
Pealeht 